Anlage 8

Regelungen zur Erstattung von Dienstreisekosten nach § 30 KAVO

§ 1
Begriffsbestimmung

(1) Dienstreisende im Sinne dieser Regelungen sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die eine Dienstreise oder einen Dienstgang ausführen.

(2) Dienstreisen im Sinne dieser Regelungen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb des Dienstortes, die vor Antritt angeordnet oder genehmigt worden sind.

(3) Dienstgänge im Sinne dieser Regelungen sind Gänge oder Fahrten am Dienst- oder Wohnort zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte, die vor Antritt angeordnet oder genehmigt worden sind.

(4) Eine Anordnung oder Genehmigung im Sinne der Absätze 2 und 3 ist nicht erforderlich, wenn sie nach der Tätigkeit der oder des Dienstreisenden oder dem Wesen des Dienstgeschäftes vorausgesetzt werden kann.

(5) Dienstort ist die politische Gemeinde, in der die zuständige Dienststelle, bei der die oder der Dienstreisende regelmäßig beschäftigt ist, ihren Sitz hat. Dienststätte ist die Stelle, bei der regelmäßig Dienst versehen wird. Der Dienstort und die Dienststätte können vom Dienstgeber auch in einer Stellenzuweisung festgelegt werden.

(6) Fahrten oder Gänge zwischen Wohnung und Dienststätte sind unbeschadet der Regelung in § 11 Absatz 2 keine Dienstreisen oder Dienstgänge.

§ 2
Anspruch auf Reisekostenvergütung

(1) Dienstreisende erhalten auf Antrag eine Vergütung der dienstlich veranlassten notwendigen Reisekosten.

(2) In der Regel wird für die Wegstreckenentschädigung die Strecke zwischen der Dienststätte und dem Ort des Dienstgeschäftes zu Grunde gelegt. Wird die Dienstreise am Wohnort angetreten und/oder beendet, wird diese Fahrtstrecke der Wegstreckenentschädigung zu Grunde gelegt, wenn:
a. Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sowie der Fürsorge und
b. Belange und Erfordernisse des Dienstes berücksichtigt wurden.

(3) Zuwendungen, die den Dienstreisenden von dritter Seite über dieselbe Dienstreise oder denselben Dienstgang gewährt werden, sind auf die Reisekostenvergütung anzurechnen. § 9 Abs. 3 bleibt unberührt.

(4) Die Reisekostenvergütung ist innerhalb einer Ausschlussfrist von einem Jahr schriftlich unter Verwendung der dafür vorgesehenen Formulare zu beantragen. Die Frist beginnt mit dem Tage der Beendigung der Dienstreise oder des Dienstganges, in den Fällen des § 10 mit Ablauf des Tages, an dem der oder dem Dienstreisenden bekannt wird, dass die Dienstreise oder der Dienstgang nicht ausgeführt wird.

(5) Für die Berechnung der Wegstreckenentschädigung ist die verkehrsübliche Straßenverbindung maßgeblich. Längere Strecken werden berücksichtigt, wenn sie insbesondere auf Grund der Verkehrsverhältnisse (z.B. Umleitung, Stau) oder aus Gründen der Zeitersparnis benutzt wurden. Wegstreckenentschädigung wird auch für dienstliche Fahrten am Geschäftsort einschließlich der Fahrten zu und von der Unterkunft gewährt.

§ 3
Beförderungsmittel

(1) Für Dienstreisen und Dienstgänge sind grundsätzlich öffentliche Verkehrsmittel zu benutzen.

(2) Die oder der Dienstreisende kann ein eigenes oder ein von dritter Seite unentgeltlich zur Verfügung gestelltes Kraftfahrzeug nutzen, wenn dies aus zeitlichen, verkehrstechnischen oder sonstigen Gründen günstiger ist. Als Beförderungsmittel für Dienstgänge wird auch das Fahrrad anerkannt.

§ 4
Art der Reisekostenvergütung

Die Reisekostenvergütung umfasst:

1. 1. Fahrtkostenerstattung (§ 5),
2. 2. Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung (§ 6),
3. 3. Erstattung von Nebenkosten (§ 8),
4. 4. Zahlung von Tagegeld (§ 9),
5. 5. Erstattung von Auslagen für die Reisevorbereitung (§ 10).

§ 5
Fahrtkostenerstattung

(1) Für Strecken, die mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln zurückgelegt werden, werden in der Regel die entstandenen notwendigen Fahrtkosten der 2. Klasse erstattet. Die Kosten einer höheren Klasse werden erstattet, wenn die od er der Dienstreisende diese aus triftigen Gründen benutzt hat. Über das Vorliegen triftiger Gründe entscheidet die oder der Dienstreisende nach pflichtgemäßem Ermessen.

(2) Bei Verwendung einer privat erworbenen Bahn-Card werden die Kosten der Bahn-Card für das Kalenderjahr erstattet, wenn nachgewiesen wird, dass dem Dienstgeber durch Verwendung der Bahn-Card im Laufe des Jahres Aufwendungen mindestens in Höhe der Kosten der Bahn-Card erspart wurden*.

§ 6
Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung

(1) Für Strecken, die Dienstreisende mit einem Fahrzeug gemäß § 3 Abs. 2 zurückgelegt haben, wird als Auslagenersatz eine Wegstreckenentschädigung gewährt. Diese richtet sich nach dem jeweils geltenden steuerlich zulässigen Höchstbetrag für Dienstreisen.

(2) Dienstreisende, die in einem Fahrzeug gemäß § 3 Abs. 2 Satz 1 Personen mitgenommen haben und nach diesen Regelungen Anspruch auf Fahrtkostenerstattung haben, erhalten eine Mitnahmeentschädigung nach dem jeweils geltenden steuerlich zulässigen Höchstbetrag.

§ 7
Dauer der Dienstreise

Die Dauer der Dienstreise bestimmt sich nach der Abreise und Ankunft an der Wohnung, es sei denn, die Dienstreise beginnt oder endet an der Dienststätte.

§ 8
Erstattung von Nebenkosten

Entstehen bei der Dienstreise weitere notwendige Auslagen, die nicht durch Fahrtkostenerstattung oder Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung abgegolten sind (z.B. Übernachtung, Parkgebühren usw.), werden diese bei Nachweis als Nebenkosten erstattet.

§ 9
Tagegeld

(1) Als Ersatz von Mehraufwendungen für Verpflegung erhalten Dienstreisende ein Tagegeld.

(2) Die Höhe des Tagegeldes richtet sich nach der Verpflegungspauschale, die sich aus den einschlägigen Vorschriften des Einkommenssteuergesetzes in seiner jeweils geltenden Fassung ergibt.

(3) Erhalten Dienstreisende anlässlich der Dienstreise vom Dienstgeber oder auf dessen Veranlassung unentgeltlich Verpflegung, finden die einschlägigen Anrechnungsvorschriften des Einkommenssteuergesetzes in seiner jeweils geltenden Fassung Anwendung.

§ 10
Erstattung von Auslagen für die Reisevorbereitung

Wird eine Dienstreise oder ein Dienstgang aus Gründen, welche die oder der Dienstreisende nicht zu vertreten hat, nicht ausgeführt, so werden die im Rahmen der Vorbereitungen entstandenen notwendigen, nach diesen Regelungen berücksichtigungsfähigen, Auslagen erstattet.

§ 11
Reisekostenvergütung in besonderen Fällen

(1) Bei Versetzung, Abordnung, Aufhebung einer Abordnung, bei einer Dienstreise ins Ausland, bei unterbrochenen Dienstreisen und bei Dienstreisen in Verbindung mit einer Urlaubsreise ist über die Erstattung der Reisekosten vor Antritt der Dienstreise in sinngemäßer Anwendung dieser Verordnung eine Vereinbarung zwischen der oder dem Dienstreisenden und dem Dienstgeber zu treffen.

(2) Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter hat Anspruch auf Fahrtkostenerstattung o der Wegstreckenentschädigung für zusätzliche Fahrten zur Dienststätte, wenn die Fahrt zur Teilnahme an dienstlichen Veranstaltungen oder zur Erledigung unaufschiebbarer dienstlicher Geschäfte erforderlich war. Abgaben, die aus der Zahlung von Kostenersatz für zusätzliche Fahrten von der Wohnung zur Dienststätte entstehen, sind von der oder dem Dienstreisenden zu tragen.

§ 12
Schadenersatz bei Unfall

(1) Tritt anlässlich der Dienstreise an einem Fahrzeug gemäß § 3 Abs. 2 ein Unfallschaden ein, so ersetzt das Bistum Trier den nachgewiesenen Schaden bis zur Höhe von 300,00 € unter der Voraussetzung, dass der Schaden von der oder dem Dienstreisenden nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht wurde und kein Anspruch auf Schadenersatz gegen einen Haftpflichtigen besteht.

(2) Zur Deckung eines darüber hinausgehenden Schadens hat das Bistum Trier eine Kaskoversicherung sowie eine SFR - Erstattungsversicherung abgeschlossen. Insoweit erfolgt die Schadensregulierung nach den Bestimmungen dieser Versicherungsverträge*. Ein von der SFR-Erstattungsversicherung wegen der Überschreitung des Erstattungszeitraumes nicht gedeckter Schaden wird vom Dienstgeber erstattet, wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter den tatsächlich entstandenen Schaden nachweist.

(3) Nicht ersetzt werden sonstige Schäden wie Kosten eines Mietwagens, Nutzungsausfall, Wertminderung des Unfallfahrzeuges, versicherungsbedingte Abzüge des Vollkaskoversicherers.

§ 13
Ausführungsregelungen

Die zur Ausführung dieser Regelungen notwendigen Festlegungen trifft der Dienstgeber

*Die Erstattung der Kosten für die Anschaffung der privaten BahnCard erfolgt unmittel-bar, wenn in einem Zeitraum von zwölf Monaten vor Erwerb der BahnCard Auf-wendungen im Sinne von Absatz 2 erspart worden wären, und unter dem Vorbehalt, dass während der Gültigkeitsdauer der BahnCard die Kosten tatsächlich erspart werden.
Dienstreisende, die den Nachweis ersparter Aufwendungen nicht in voller Höhe führen können, sind berechtigt, eine anteilige Erstattung der Kosten der privaten BahnCard in entsprechender Anwendung des Absatzes 2 zu verlangen.
Die Kostenerstattung erfolgt auf Antrag zu dem Zeitpunkt, an dem sich die Kosten vollständig amortisiert haben. Ist am Ende der Gültigkeitsdauer der privat erworbenen BahnCard lediglich eine Teilamortisation eingetreten, erfolgt auf Antrag Teilkostener-stattung. Eine unmittelbare Erstattung der Kosten für die erstmalige Anschaffung der privat erworbenen BahnCard kann erfolgen, wenn der Antragsteller eine nachvollzieh-bare Prognose für sein künftiges Nutzungsverhalten der privat erworbenen BahnCard zur Verfügung stellt, die sicher erwarten lässt, dass während der Nutzungsdauer Voll-amortisation eintreten wird. Sollte sich die Prognose später als falsch herausstellen und nur Teilamortisation eingetreten sein, so hat der Antragsteller die Erstattung anteilig zurückzuzahlen.
Dem Antrag auf Kostenerstattung sind jeweils eine unterschriebene Aufstellung über die ersparten Aufwendungen oder die Prognose über die zu erwartenden Auf-wendungen und der Kaufbeleg für die privat erworbene BahnCard beizufügen.

* veröffentlicht im KA 2015, Nr. 143